Informacja

Numer referencyjny przetargu	PMO.02/PR/2017/073
Tytuł	Usługi biura podróży dotyczące organizacji podróży służbowych
Opis	Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie wszelkich usług biura podróży związanych z podróżami służbowymi wszystkich osób podróżujących w imieniu lub na prośbę Komisji Europejskiej i innych instytucji, organów i agencji Unii Europejskiej (dalej zwanych „instytucjami”) uczestniczących w niniejszej procedurze przetargowej.
Rodzaj zamówienia	Usługi
Rodzaj procedury	Ograniczony
Status	W toku
Opublikowane w serwisie TED

Najistotniejsze elementy

Data publikacji w witrynie TED	19/05/2018 00:00
Termin końcowy zadawania pytań	N/A
Termin końcowy udzielenia odpowiedzi	N/A
Termin nadsyłania ofert	Nie dotyczy
Termin nadsyłania wniosków o udział w zaproszeniu do składania ofert	14/06/2018 17:00

Części

Numer części	Tytuł	Opis
Część 1	Usługi biura podróży w ramach zadań służbowych i zatwierdzonych podróży	Zamówieniem objęte są wszelkie usługi biura podróży, także usługi udostępniania narzędzia służącego do rezerwacji internetowej, związane z podróżami służbowymi wszystkich osób podróżujących w imieniu lub na prośbę instytucji, bez względu na lokalizację geograficzną. Usługi obejmują przede wszystkim pracowników merytorycznych (w tym Przewodniczącego Rady Europejskiej, Przewodniczącego i członków Komisji Europejskiej, między innymi Wysokiego Przedstawiciela Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa oraz Wiceprzewodniczącego Komisji Europejskiej), ekspertów, laureatów konkursów i kandydatów. Usługi są wykonywane w przewidzianych do tego siedzibach wykonawcy. Większość podróży będzie się rozpoczynała w Belgii, jednostka operacyjna wykonawcy będzie się znajdowała w Belgii w celu zapewnienia intensywnej koordynacji, szybkiego interweniowania w sytuacjach nagłych, realizacji zadań i kontroli w ścisłej współpracy z instytucjami, z których większość ma siedziby w Belgii. Biuro będzie musiało także wyznaczyć współpracownika bądź współpracowniczkę, który (lub która) będzie pracować w budynku zajmowanym przez Komisję Europejską w charakterze urzędnika łącznikowego. Osoba ta będzie pracować w siedzibie urzędu ds. administracji i zaspokajania roszczeń indywidualnych (PMO), odpowiedzialnego za realizację umowy w Brukseli (Belgia). Niniejsze zamówienie, oparte na modelu wynagrodzenia z tytułu transakcji, obejmuje następujące średnie roczne wielkości: — 77 000 biletów lotniczych, — 38 000 biletów kolejowych, — 80 000 rezerwacji miejsc hotelowych (z których około 93% będzie wykonywanych bezpośrednio przez podróżnego w obiektach noclegowych lub na stronach internetowych służących rezerwacji). Liczby te odpowiadają około 134 000 podróżom służbowym odbywanym przez 24 000 podróżnych. W roku 2017 wskaźnik rezerwacji dokonanych za pośrednictwem narzędzia rezerwacji internetowej wynosił 7%. Pozostałych rezerwacji dokonano telefonicznie lub poprzez e-mail. Niniejsze zaproszenie do składania ofert dotyczy procedury o charakterze międzyinstytucjonalnym. Instytucją zamawiającą odpowiedzialną za procedurę jest Komisja Europejska. Komisja reprezentuje instytucje i podejmie wspólną decyzję o udzieleniu zamówienia w imieniu ich wszystkich. Następnie Komisja Europejska, reprezentowana przez dyrektora PMO, podpisze międzyinstytucjonalną umowę ramową o usługi. Komisja będzie główną stroną umowy ramowej, odpowiedzialną za zarządzanie nią. Pod tym względem będzie reprezentowała wszystkie uczestniczące instytucje zamawiające. Kwestie operacyjne umowy ramowej podlegają każdej uczestniczącej instytucji zamawiającej, działającej całkowicie niezależnie. Umowa ramowa obejmie wszystkie wskazane instytucje wskazane powyżej jako zamawiający, na podstawie ich upoważnienia w tym zakresie. Niniejsza lista nie będzie zmieniana, z wyjątkiem hipotetycznej sytuacji, w której jakaś instytucja powstanie lub uniezależnieni się finansowo po opublikowaniu niniejszego zaproszenia do składania ofert w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. W takim wypadku nowe instytucje będą mogły również korzystać z usług w ramach umowy ramowej, pod warunkiem że upoważni je do tego Komisja Europejska na podstawie informacji o ich osobowości prawnej i podstawie prawnej ich utworzenia oraz że wartość ewentualnych przyszłych zamówień nie przekroczy 10 % zakresu zamówienia (wszystkie instytucje, organy i agencje Unii europejskiej łącznie). Komisja Europejska podpisze aneks umożliwiający nowej instytucji przyłączenie się do umowy i będzie nim zarządzać. Przy określaniu zakresu zamówienia zostanie wzięta pod uwagę...
Część 2	Usługi biura podróży w ramach organizacji spotkań i wydarzeń	Przedmiotem zamówienia jest świadczenie skoordynowanych usług w zakresie organizacji przez instytucję spotkań i wydarzeń, usług biura podróży związanych z podróżami służbowymi każdego rodzaju, w tym, w razie potrzeby, na rzecz osób spoza instytucji będącej organizatorem, podróżujących w imieniu i na prośbę tej instytucji, bez względu na lokalizację geograficzną. Usługi są wykonywane w przewidzianych do tego siedzibach wykonawcy. Większość spotkań i wydarzeń będzie organizowana w Belgii, jednostka operacyjna wykonawcy będzie się znajdowała w Belgii w celu zapewnienia intensywnej koordynacji, szybkiego interweniowania w sytuacjach nagłych, realizacji zadań i kontroli we współpracy z instytucjami, z których większość ma siedziby w Belgii. Niniejsze zamówienie, oparte na modelu wynagrodzenia z tytułu transakcji, obejmuje następujące średnie roczne wielkości: — 17 000 biletów lotniczych, — 5 500 biletów kolejowych, — 8 300 rezerwacji miejsc w hotelach. Szacowana roczna liczba podróży służbowych wynosi 39 000 oraz 1 500 spotkań i wydarzeń. Niniejsze zaproszenie do składania ofert dotyczy procedury o charakterze międzyinstytucjonalnym. Instytucją zamawiającą odpowiedzialną za procedurę jest Komisja Europejska. Komisja reprezentuje instytucje i podejmie wspólną decyzję o udzieleniu zamówienia w imieniu ich wszystkich. Następnie Komisja Europejska, reprezentowana przez dyrektora PMO, podpisze międzyinstytucjonalną umowę ramową o usługi. Komisja będzie główną stroną umowy ramowej, odpowiedzialną za zarządzanie nią. Pod tym względem będzie reprezentowała wszystkie uczestniczące instytucje zamawiające. Kwestie operacyjne umowy ramowej podlegają każdej uczestniczącej instytucji zamawiającej, działającej całkowicie niezależnie. Niniejsza umowa ramowa będzie miała zastosowanie do wszystkich instytucji wyznaczonych poniżej jako instytucje zamawiające, które udzieliły w tym celu mandatu. Niniejsza lista nie będzie zmieniana, z wyjątkiem hipotetycznej sytuacji, w której jakaś instytucja powstanie lub uniezależnieni się finansowo po opublikowaniu niniejszego zaproszenia do składania ofert. W takim wypadku nowe instytucje będą mogły również korzystać z usług w ramach umowy ramowej, pod warunkiem że upoważni je do tego Komisja Europejska na podstawie informacji o ich osobowości prawnej i podstawie prawnej ich utworzenia oraz że wartość ewentualnych przyszłych zamówień nie przekroczy 10 % zakresu zamówienia (wszystkie instytucje, organy i agencje Unii europejskiej łącznie). Komisja Europejska podpisze aneks umożliwiający nowej instytucji przyłączenie się do umowy i będzie nim zarządzać. Przy określaniu wartości zamówienia zostanie wzięte pod uwagę 10 % rezerwy na nieprzewidziane usługi dodatkowe. Zgodnie z art. 134 ust. 1 lit. e) i ust. 4 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 2015/2462 z dnia 30.10.2015 zmieniającego rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z 29.10.2012 w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, instytucja zamawiająca będzie mogła zastosować procedurę negocjacyjną w celu udzielania zamówień na nowe usługi polegające na powtarzaniu usług podobnych do powierzonych wykonawcy, któremu zostało udzielone pierwotne zamówienie przez tę samą instytucję zamawiającą, bez wcześniejszej publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Procedurę tę można stosować tylko w trakcie realizacji pierwotnego zamówienia i przez maksymalny okres 3 lat od zawarcia pierwotnej umowy.

Ogłoszenia

Numer referencyjny	Rodzaj ogłoszenia	Data publikacji
2018/S 095-214656	Ogłoszenie o zamówieniu	19/05/2018 00:00